Webinar – Virtueel Congres

ORGA-MED CONGRESS OFFICE

Professional Congress Organizer and Secretariat for scientific societies


Terwijl u zich uitsluitend kan concentreren op de educatieve inhoud, kunnen we u alle volgende organisatorische diensten aanbieden

Webinars

Technische taken

  • Technische opzet
  • Landingspagina voor registraties, follow-up en correspondentie
  • Verstrekken van deelnemerslijst en rapporten
  • Organisatie van ‘live streams’ en/of vooraf opnemen van presentaties
  • Q&A en polls
  • Briefing en ondersteuning van sprekers en moderators voor en tijdens het webinar
  • Post-edit van de opname na het webinar
  • ‘On-demand’ beschikbaarheid na het webinar

Promotie

  • Promotionele flyer
  • Bulk e-mails voor en na het webinar
  • Promotie op website en social media

Virtuele congressen

Technische aspecten

  • Terbeschikkingstelling van een virtueel congresplatform
  • Organisatie van live streams en/of vooraf opnemen van presentaties
  • Gamificatie
  • E-posters
  • Virtuele tentoonstelling / exhibit
  • Chatrooms, 1:1 vergaderingen, Q&A, polls
  • Coördinatie van alle benodigde technische apparatuur en ondersteuning

Wetenschappelijk programma & accreditatie

  • Coördinatie en supervisie van het wetenschappelijk programma
  • Interactieve sessies
  • Uitnodigingsbrieven voor sprekers en voorzitters
  • Assistentie bij het opnemen van presentaties
  • Briefing en ondersteuning van sprekers voor en tijdens het congres
  • Aanvraag, begeleiding en opvolging van accreditatie
  • ‘On demand’ inhoud na het congres

Beheer van project

  • Opstellen actieplan / draaiboek en actieve opvolging

Registratie

  • Registratie van deelnemers, exposanten, sprekers en bestuursleden
  • Bevestiging, opvolging van betalingen van inschrijvingsgelden en optionele activiteiten
  • Opmaak van facturen, ontvangstbewijzen, aanwezigheidscertificaten met vermelding van accreditatiepunten
  • Verstrekken van deelnemerslijst en rapporten
  • Voortdurende ondersteuning van deelnemers
  • Elektronische evaluatieformulieren

Financieel beheer en sponsoring

  • Opstellen en opvolgen van de begroting
  • Betaling en aanmaningen
  • Creatie van virtuele sponsorpakketten
  • Werving van sponsors
  • Organisatie en coördinatie van de virtuele tentoonstelling

Promotie en marketing

  • Creatie van een website met alle relevante informatie over uw congres
  • Bulk e-mails
  • Social media: Facebook, Twitter, LinkedIn, …
  • Congres App

Orga-Med Congress Office kan de totale organisatie en coördinatie van uw virtuele congres of webinar op zich nemen. U kunt er ook voor kiezen om bepaalde aspecten van de organisatie uit te besteden. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.

Wat onze klanten zeggen

“Een bedrijf waar je op kan vertrouwen
en die diensten van hoge kwaliteit levert
op een toegewijde, flexibele en klantvriendelijke manier”

Contacteer ons

Orga-Med Congress Office
ria@orga-med.com

+32 (0)2 582 08 52
Opalfeneweg 3, B-1740 Ternat, Belgium