Congresmanagement

ORGA-MED CONGRESS OFFICE

Professional Congress Organizer and Secretariat for scientific societies


Wij organiseren kleine vergaderingen tot grote congressen, symposia, hands-on trainingen, workshops, cursussen, tentoonstellingen, diners, feesten, webinars en e-learning oplossingen, online en hybride congressen. Deze evenementen zijn zeer divers in grootte en onderwerp.

Organisatorische diensten

Terwijl u zich uitsluitend op de educatieve inhoud kan richten, kunnen wij alle organisatorische diensten aanbieden.

Project management

  • Planning en volledige organisatie van het programma
  • Opstellen van actieplan /scenario, monitoring
  • Follow-up, overleg met de organisator en alle betrokken partijen

Financieel beheer en sponsoring

  • Opstelling en follow-up van de begroting
  • Sponsorwerving
  • Opvolging betalingen en herinneringen

Registratie en accreditatie

  • Registratie van deelnemers, sprekers en exposanten
  • Bevestiging, opvolging van betalingen van inschrijvingsgelden en optionele activiteiten
  • Opmaak van facturen, ontvangstbewijzen, aanwezigheidsattesten met vermelding van accrediteringspunten
  • Voorziening van badges, vouchers, deelnemerslijsten en verslagen
  • Beheer van de registratie ter plaatse: installatie registratiebalie, briefing van het registratie team
  • Elektronische evaluatieformulieren
  • Visumprocedure voor internationale activiteiten
  • Aanvraag accreditering, follow-up, uitvoering: gegevensinvoer in RIZIV-databank voor nationale activiteiten
  • Aanvraag, begeleiding en opvolging van accreditatie op Europees niveau: UEMS

Promotie en marketing

  • Aankondigingen en affiches: copywriting, redactie en opmaak
  • Promotionele bulk e-mails
  • Sociale media: Facebook, Twitter, LinkedIn, …
  • Ontwerp, realisatie en beheer van een interactieve website
  • Promotie op de website van de organiserende vereniging
  • Congres App

Logistiek & accommodatie

  • Zoeken & selecteren van de locatie, onderhandeling, begeleiding en advies van offerte tot contract
  • Coördineren van catering en audiovisuele wensen
  • Uitwerken van signalisatie- en zaaldecoratieplannen
  • Boeken van reizen en hotelreserveringen

Wetenschappelijk programma & abstracts

  • Coördinatie en supervisie van het wetenschappelijk programma
  • Opmaak en versturen van uitnodigingsbrieven voor sprekers en voorzitters
  • Opvolging van deadlines m.b.t. CV’s, abstracts en logistiek instructiepakket: hotel, reizen, diner…
  • Implementatie van een geautomatiseerd online indiening- en beoordelingsysteem
  • Beheer en coördinatie van de abstract selectieprocedure
  • Ontvangst van de abstracten en brief aan de auteur met bericht van aanvaarding/afwijzing en presentatievorm
  • Voorbereiding van het abstractboek – hard copy of e-versie – voor de drukker of uitgever
  •  Productie van programmaboek, abstractboek en coördinatie drukwerk en/of e-versies

Orga-Med Congress Office kan zorg dragen voor de totale organisatie en coördinatie van uw congres of evenement. U kunt er ook voor kiezen om bepaalde aspecten van de organisatie uit te besteden. Neemt u gerust contact met ons op voor meer informatie.

Wat onze klanten zeggen

“Een bedrijf waar je op kan vertrouwen
en die diensten van hoge kwaliteit levert
op een toegewijde, flexibele en klantvriendelijke manier”

Contacteer ons

Orga-Med Congress Office
ria@orga-med.com

+32 (0)2 582 08 52
Opalfeneweg 3, B-1740 Ternat, Belgium