ORGA-MED CONGRESS OFFICE

Professional Congress Organiser and Secretariat for scientific societies or other organisations

---

Terwijl u zich uitsluitend kan concentreren op de educatieve inhoud, kunnen we u alle volgende organisatorische diensten aanbieden

Webinars

Technische taken

• Technische opzet
• Landingspagina voor registraties, follow-up en correspondentie
• Verstrekken van deelnemerslijst en rapporten
• Organisatie van ‘live streams’ en/of vooraf opnemen van presentaties
• Q&A en polls
• Briefing en ondersteuning van sprekers en moderators voor en tijdens het webinar
• Post-edit van de opname na het webinar
• ‘On-demand’ beschikbaarheid na het webinar

Promotie

• Promotionele flyer
• Bulk e-mails voor en na het webinar
• Promotie op website en social media

Virtuele congressen

Technische aspecten

• Terbeschikkingstelling van een virtueel congresplatform
• Organisatie van live streams en/of vooraf opnemen van presentaties
• Gamificatie
• E-posters
• Virtuele tentoonstelling / exhibit
• Chatrooms, 1:1 vergaderingen, Q&A, polls
• Coördinatie van alle benodigde technische apparatuur en ondersteuning

Wetenschappelijk programma & accreditatie

• Coördinatie en supervisie van het wetenschappelijk programma
• Interactieve sessies
• Uitnodigingsbrieven voor sprekers en voorzitters
• Assistentie bij het opnemen van presentaties
• Briefing en ondersteuning van sprekers voor en tijdens het congres
• Aanvraag, begeleiding en opvolging van accreditatie
• ‘On demand’ inhoud na het congres

Beheer van project

• Opstellen actieplan / draaiboek en actieve opvolging

Registratie

• Registratie van deelnemers, exposanten, sprekers en bestuursleden
• Bevestiging, opvolging van betalingen van inschrijvingsgelden en optionele activiteiten
• Opmaak van facturen, ontvangstbewijzen, aanwezigheidscertificaten met vermelding van accreditatiepunten
• Verstrekken van deelnemerslijst en rapporten
• Voortdurende ondersteuning van deelnemers
• Elektronische evaluatieformulieren

Financieel beheer en sponsoring

• Opstellen en opvolgen van de begroting
• Betaling en aanmaningen
• Creatie van virtuele sponsorpakketten
• Werving van sponsors
• Organisatie en coördinatie van de virtuele tentoonstelling

Promotie en marketing

• Creatie van een website met alle relevante informatie over uw congres
• Bulk e-mails
• Social media: Facebook, Twitter, LinkedIn, …
• Congres App

Orga-Med Congress Office kan de totale organisatie en coördinatie van uw virtuele congres of webinar op zich nemen. U kunt er ook voor kiezen om bepaalde aspecten van de organisatie uit te besteden. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.