ORGA-MED CONGRESS OFFICE

Professional Congress Organiser and Secretariat for scientific societies or other organisations

---

Wij organiseren kleine vergaderingen tot grote congressen, symposia, hands-on trainingen, workshops, cursussen, tentoonstellingen, diners, feesten, webinars en e-learning oplossingen, online en hybride congressen. Deze evenementen zijn zeer divers in grootte en onderwerp.

Organisatorische diensten

Terwijl u zich uitsluitend op de educatieve inhoud kan richten, kunnen wij alle organisatorische diensten aanbieden.

Project management

• Planning en volledige organisatie van het programma
• Opstellen van actieplan /scenario, monitoring
• Follow-up, overleg met de organisator en alle betrokken partijen

Financieel beheer en sponsoring

• Opstelling en follow-up van de begroting
• Sponsorwerving
• Opvolging betalingen en herinneringen

Registratie en accreditatie

• Registratie van deelnemers, sprekers en exposanten
• Bevestiging, opvolging van betalingen van inschrijvingsgelden en optionele activiteiten
• Opmaak van facturen, ontvangstbewijzen, aanwezigheidsattesten met vermelding van accrediteringspunten
• Voorziening van badges, vouchers, deelnemerslijsten en verslagen
• Beheer van de registratie ter plaatse: installatie registratiebalie, briefing van het registratie team
• Elektronische evaluatieformulieren
• Visumprocedure voor internationale activiteiten
• Aanvraag accreditering, follow-up, uitvoering: gegevensinvoer in RIZIV-databank voor nationale activiteiten
• Aanvraag, begeleiding en opvolging van accreditatie op Europees niveau: UEMS

Promotie en marketing

• Aankondigingen en affiches: copywriting, redactie en opmaak
• Promotionele bulk e-mails
• Sociale media: Facebook, Twitter, LinkedIn, …
• Ontwerp, realisatie en beheer van een interactieve website
• Promotie op de website van de organiserende vereniging
• Congres App

Logistiek & accommodatie

• Zoeken & selecteren van de locatie, onderhandeling, begeleiding en advies van offerte tot contract
• Coördineren van catering en audiovisuele wensen
• Uitwerken van signalisatie- en zaaldecoratieplannen
• Boeken van reizen en hotelreserveringen

Wetenschappelijk programma & abstracts

• Coördinatie en supervisie van het wetenschappelijk programma
• Opmaak en versturen van uitnodigingsbrieven voor sprekers en voorzitters
• Opvolging van deadlines m.b.t. CV’s, abstracts en logistiek instructiepakket: hotel, reizen, diner…
• Implementatie van een geautomatiseerd online indiening- en beoordelingsysteem
• Beheer en coördinatie van de abstract selectieprocedure
• Ontvangst van de abstracten en brief aan de auteur met bericht van aanvaarding/afwijzing en presentatievorm
• Voorbereiding van het abstractboek – hard copy of e-versie – voor de drukker of uitgever
•  Productie van programmaboek, abstractboek en coördinatie drukwerk en/of e-versies

Orga-Med Congress Office kan zorg dragen voor de totale organisatie en coördinatie van uw congres of evenement. U kunt er ook voor kiezen om bepaalde aspecten van de organisatie uit te besteden. Neemt u gerust contact met ons op voor meer informatie.