ORGA-MED CONGRESS OFFICE

Professional Congress Organiser and Secretariat for scientific societies or other organisations

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Orga-Med Congress Office organise des petites réunions aux grands congrès, des symposiums, des cours de formation pratique, des ateliers, des expositions, des dîners, des fêtes, des webinaires et des solutions d’apprentissage en ligne. Ces événements sont très divers en termes de taille et de sujets.

Services d’organisation

Alors que vous pouvez vous concentrer exclusivement sur le contenu éducatif, nous pouvons vous proposer tous les services d’organisation.

Gestion de projet

• Planification et organisation complète du programme
• Elaboration du plan d’action /scénario, suivi
• Suivi, consultation avec l’organisateur et toutes les parties concernées

Gestion financière et parrainage

• Préparation et suivi du budget
• Acquisition de sponsors
• Suivi des paiements et rappels

Inscriptions et accréditation

• Inscription des participants, des intervenants et des exposants
• Confirmation, suivi des paiements des frais d’inscription et des activités facultatives
• Production de factures, de reçus, d’attestations de présence et de points d’accréditation
• Fourniture de badges, de pièces justificatives, de listes de participants et de rapports
• Gestion des inscriptions sur place : mise en place du bureau d’inscription, briefing de l’équipe d’inscription
• Formulaires d’évaluation électroniques
• Procédure de visa pour les activités internationales
• Demande d’accréditation, suivi, mise en œuvre : saisie des données dans la base de données de l’INAMI pour les activités nationales
• Application, orientation et suivi de l’accréditation au niveau européen : UEMS

Promotion et marketing

• Annonces et affiches : rédaction, édition et mise en page
• Courriels promotionnels en vrac
• Les médias sociaux : Facebook, Twitter, Linkedin, …
• Conception, réalisation et gestion d’un site web interactif
• Promotion sur le site web de l’association organisatrice
• Application Congrès

Logistique et hébergement

• Recherche et sélection du lieu, négociation, accompagnement et conseil du devis au contrat
• Coordination de la restauration et des besoins audiovisuels
• Élaboration de plans de signalisation et de décoration des salles
• Réservation de voyages et d’hôtels

Programme scientifique & traitement des résumés

• Coordonner et superviser le programme scientifique
• Rédiger et envoyer les lettres d’invitation pour les orateurs et les présidents
• Suivi des délais en ce qui concerne les CV, les résumés et le dossier d’instruction logistique: hôtel, voyage, dîner…
• Mise en œuvre d’un système automatisé de soumission et d’examen en ligne
• Gestion et coordination de la procédure de sélection des résumés
• Réception des résumés et lettre à l’auteur avec notification de l’acceptation/du rejet et du format de la présentation.
• Préparation du livre des résumés – version papier ou électronique – pour l’imprimeur ou l’éditeur
• Production du programme, du livre des résumés et coordination des versions imprimées et/ou électroniques.

Orga-Med Congress Office peut prendre en charge l’organisation et la coordination totales de votre congrès ou événement. Vous pouvez également choisir d’externaliser certains aspects de l’organisation. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.